メールもLINEも即レスが苦手…どうすれば変えられる?

メールもLINEも即レスが苦手…どうすれば変えられる?

これは僕自身が実際に悩んでいたことです。メールの返信が遅かったれおと申します…。

僕は比較的、仕事のメールやLINEの返信が遅い方なんですよ。

メールやLINEが嫌という訳ではないんですが、どう返したら良いかわからないメッセージが来てしまうと、悩んで悩んで、その挙げ句返信がすごく遅くなってしまうんですよね。

本当は即レスしてあげた方が良い…のはわかってる、でも出来ない…。そしてそんな自分を変えたい、と思うようになりました。

そう思っているかつての自分に、この記事を送りたいと思います。

れお

即レスを習慣にしたい過去の僕…そしてあなたへ!

なぜ即レスが出来ない?

メッセージの意図がわかりにくい

即レスしにくい場面には色んな場面がありますが、そのうちの1つが、相手のメッセージの意図がわからないということですね。

全然日本語が成り立っていなかったり(結構いる)、伝えたいことが明確ではなかったり…まず文章を読み解くところから時間がかかってしまうので、その作業から億劫になってしまうパターンです。

「なんて聞き返したら良いのか…」となって固まってしまうことが多々あるので、困りもののパターンなんですよね。

れお

いきなり他者の責任の話でよろしくないんですが…結構いるんですよね。。

相手のリアクションが怖い

「下手なことを言って相手の期限を損ねたらどうしよう…」

 

「ちゃんとマナーに沿った答えが出来ているだろうか…」

など、自分のメッセージが相手に受け入れてもらえるだろうか、と過度に思ってしまう恐怖が原因のこともあります。

気心が知れた相手ならまだしも、仕事ではそういった仲ではない方とも頻繁にメッセージを交わしますからね。

自分のメッセージに自信を持つことが出来ず、返信が怖くなってしまうパターンです。

れお

ちゃんとした返信の正解が見えない…。

正解がわからない

上の理由と似ているのですが、どういったメッセージを返すのが「正解」なのか分からなくなってしまう、という理由もありますね。

ちょっと冗談が入っていたり、Yes、Noでは答えられない様な返信を求められていると「何て答えればよいのか…正解がわからない…」と延々と考え込んでしまうことがあります。

自分の返答のセンスが試されている気もするし、考えすぎな気もするし(まぁ多分そうなんだけど)…とにかく色々考えすぎて、シンプルに返せば良いものでもできなくなってしまうんですよ。

れお

結局、なんて返したら良いかわからずに悶々としてしまうんですよね。。

即レスを気兼ねなく習慣にするには?

上に挙げた理由を見る限り、まぁ結構なめんどくさい理由で即レスを遠ざけてきたんだなぁということが分かります…。

こんな自分ですが、今では少しずつ即レスが出来るようになってきました。

決して自然に出来るようになった訳ではなくて、自分なりに設定した対策が幾つかあるんです。

即レスのルールを作る

まずは、メッセージが来たら即レスを必ず行うというルールを自分に課すこと。

もちろんなんでもすぐに返すという訳ではなくて、自分が守りやすい範囲での設定を作るんです。

  • メッセージが届いてから30分以内の返信が基本。どんなに遅くても1日以内(LINEの場合は2時間以内)。
  • 返答がすぐに難しい場合、「確認する」等、簡単なメッセージは必ず送る。

これだけではありませんが、まずは自分が守れる範囲での返信ルールを決めて、そこから遵守出来るようにしていきました。

もちろん1回もこのルールを破らなかった、という訳ではありません。

破ったらまた修正したり、遵守できるように意識しなりと、日々調整をしつつこのルールに慣れていくようにしていました。

れお

無理なく守れるルールを最初に設定しよう!

完璧な返信をしない

特に僕がそうなんですが、言われたことに対して完璧な返答をしようとしちゃうんですよ。

簡単な意見に対してなら良いんですが、非常〜に悩む意見や、考えを求められたりするともう何も出来ない…。

しっかり意見と文章をまとめようとしてしまうんですが…そんなことはしなくても良いです。

完璧な返信を考えてどんどん返信が遅れていくよりも、拙いながらもちゃんと反応をしてあげることが大事な場面もとても多いもの。

完璧さを求めずに「反応を返してあげる」ことを目的とするのが良いですね。

一回で答えを出さなくても良い

完璧な返信をしない、ということにもつながりますが、一回の返信ですべての答えを出す必要もありません。

少し時間が必要なら「改めて整理して返信いたします」ということでも良いでしょう。【メールを見て、丁寧な返信を考えているところ】ということが相手に伝われば良いんです。

何度かメッセージを交わしつつ、段々と考えが整理されていくこともあるでしょう。

【一度のメッセージで終わりにしなければいけない】

ではなく

【複数回言葉を交わすことを前提とする】

こうすると、比較的返信に対する気持ちがラクになるんじゃないでしょうか!

即レス出来ないのは、悪いことじゃない。でも…。

ここまで即レスを行える為のコツみたいなものを書いてきましたが…実は即レスが正義!なんて考えは僕にはありません。

人によってすぐ返信が帰ってくることが苦手な方もいますし、返信が遅いということはしっかり考えてくれているということですから、それは素晴らしいことですから。

ただ、時代はやっぱり即レスする人に信頼が集まるもので、即レス出来るようになって困ることはないと思うんです。

なので、より仕事や友人・周りの人間関係を円滑にしたい、という考えがあるのなら…1つの方法として、前向きに即レスを捉えてほしいなと思います。

れお

僕は前向きに捉えられるまで、時間がかかりましたが笑

無理せず、即レスに慣れていこう

即レスは大変です。いまだに返信に困ってしまう時は、PCやスマホを打つ指が止まりそうになってしまいます。

しかし、即レスは自分ではなく、メッセージを送ってくれた相手のためと思うと「できるだけすぐ返してあげないとな」と思えるんです。

「どうしても即レスは合わない!大変で負担だ…」という方にどうしてもやれ!とは言いません。しかし、もし少しだけでも、少しずつだけでも即レスに慣れることが出来るなら…。

それはメッセージを交わす相手にも優しいことだと思うので、ぜひゆっくりと慣れてほしいなと思いますね!

れお

僕も、ゆっくりと精進していきます!